Les collaborateurs d’une entreprise sont régulièrement en déplacement professionnel. Ces voyages sont encadrés dans les moindres détails pour assurer son professionnalisme. Ainsi, la politique de voyage est indispensable à l’organisation des voyages d’affaires. En outre, il s’agit d’un contrat qui limite les déplacements professionnels en fonction des budgets, des lieux de résidence et les modes de transport d’un salarié. Au sein d’une entreprise, un déplacement professionnel est synonyme d’un investissement bénéfique. De ce fait, l’entreprise se doit de contrôler les dépenses liées au voyage. Quels sont les objectifs d’une politique de voyage ? Quelques fondements régissent et doivent être respectés pour agir à sa bonne organisation et donc anticiper tous les risques de désaccords et de dépenses supplémentaires.
Contrôler le budget de voyage
Le budget de voyage définit tous les coûts ayant rapport au voyage. Les hôtels, les moyens de transport, la classe de transport en cas de voyage en avion, … sont compris dans le budget. Il faut préciser que le confort du collaborateur ne doit pas être négligé. En effet, lui procurer de bonnes conditions lui permettra de mener à bien sa mission sans être dérangé par des désagréments. D’un point de vue stratégique, une entreprise doit envisager la diminution de la longueur et la durée d’un déplacement et donc se focaliser sur les meilleures conditions de confort et de sécurité de son collaborateur. Ainsi, les entreprises peuvent bénéficier de nombres partenariats tels que les compagnies aériennes et les espaces hôteliers pour réaliser des économies. Voulez-vous en savoir plus sur la politique de voyage d’entreprise ? cliquez ici pour plus d’infos et découvrez un blog qui vous donnera les conseils adéquats.
Se faire aider par les outils conformes à la réservation
Le Self-booking tool (SBT) est un logiciel destiné à la réservation en ligne qui aide les voyageurs dans leur déplacement professionnel. Effectivement, cet outil se charge de réunir les offres des compagnies et des complexes hôteliers et d’organiser les circuits d’approbation. L’utilisation de ce logiciel assure le respect de la politique de voyage : les accords-cadres affirment que les collaborateurs ou salariés ne doivent pas réserver sur des sites de réservation publics. Le SBT peut être fourni par l’entreprise elle-même ou peut être externe via une agence de voyage d’affaires. Quant aux transactions bancaires de l’entreprise, la carte logée est le dispositif le plus rentable. Cette carte est parrainée par un compte logé qui permet la facilité de transaction, le contrôle des dépenses et la cybernétisation des notes de frais. Néanmoins, les outils adaptés donnent des avantages permettant l’accès directement aux informations, les changements de programme, les horaires de rendez-vous, … Ainsi, ces outils sont programmés dans les matériels professionnels du collaborateur : ordinateur portable, tablette et téléphone portable.
Anticiper les dépenses superflues
Durant les voyages d’affaires, il n’est pas rare que des imprévus interagissent. L’entreprise doit alors établir un plan B. En conséquent, les collaborateurs sont équipés d’une carte « corporate ». Celle-ci règle les dépenses effectuées sur place par les voyageurs et relève les notes de frais virtuellement. En étant informé de ces dépenses, le Directeur administratif et financier (DAF) prend en compte les déplacements et dépenses nécessaires et par conséquent, peut déduire les dépenses superflues. Il maîtrise ainsi son budget voyage. La validation de la politique de voyage d’entreprise se fait seulement si des solutions à tous problèmes sont administrées. Grâce à la technologie, les outils de réservation sont constitués d’un système automatique. Par conséquent, aucun voyageur professionnel ne peut les détourner. Les objectifs de la politique de voyage d’entreprise se résument donc sur l’économie des dépenses, la procuration de confort aux collaborateurs et la sécurité de ces derniers.