Quels sont les avantages d’externaliser la gestion des appels entrants de son secrétariat ?

gestion des appels

Publié le : 22 octobre 20227 mins de lecture

Les tâches de secrétariat et de comptabilité font partie des plus chronophages au sein d’une entreprise. Pourtant, elles sont indispensables au bon fonctionnement de la structure. Pour les jeunes entrepreneurs et les grandes sociétés, il existe des solutions flexibles et efficaces leur permettant de gérer ces tâches sans contrainte. Concernant la gestion des appels, il est possible de confier cette tâche à un standard externalisé. Quels sont les avantages d’une telle démarche ?

En quoi consiste l’externalisation du standard téléphonique ?

La modification des habitudes de travail a induit de nombreux changements dans le fonctionnement des entreprises. Loin de la rigidité et du formalisme qu’on observait autrefois, les sociétés misent de plus en plus sur l’assouplissement des démarches professionnelles. Ces dernières années, la démocratisation du télétravail a d’ailleurs marqué un tournant décisif dans les pratiques professionnelles en entreprise.  La gestion du secrétariat peut ainsi être confiée à un prestataire externe qui se chargera d’effectuer toutes les tâches pour le compte de l’entreprise cliente. Pour ce faire, des plateformes spécialisées recrutent les prestataires et les mettent en contact avec des professionnels qui ont besoin de ce type de services. Sur le site placeforcall.fr, plusieurs équipes qualifiées sont disposées à assurer la gestion de votre standard téléphonique.  La plateforme veille tout d’abord, à effectuer une sélection rigoureuse de plusieurs profils concordants. Chaque téléopérateur est recruté sur la base de ses qualifications et de son expérience. Il vous suffit de sélectionner le ou les profils qui vous intéressent et de leur proposer la gestion de vos appels entrants, en conformité avec les besoins de votre structure.

Pourquoi contacter un téléopérateur externe ?

Pour les petites entreprises, les challenges principaux consistent à trouver des clients, tout en développant leur activité dans le même temps. Au début d’une nouvelle affaire, il est courant de se retrouver sur plusieurs fronts à la fois. De même, pour les grosses structures, il peut être intéressant de simplifier la gestion des appels entrants. Cela permet à l’entreprise d’alléger les charges internes et de limiter la perte de temps. 

L’externalisation pour gagner du temps

Faire appel à une secrétaire indépendante permet, dans la majorité des cas, de gagner un temps précieux. Pour les petites structures, cela leur permet de déléguer des tâches secondaires pour se concentrer sur leur mission principale. Un jeune entrepreneur peut ainsi consacrer son temps au développement ou à la présentation de ses produits, pendant qu’un téléopérateur se charge de répondre à ses clients et de prendre leurs messages.  Pour une grande entreprise, c’est aussi le moyen idéal pour simplifier les tâches internes et fluidifier la gestion téléphonique. Les grandes sociétés possèdent généralement un portefeuille client bien fourni : ces derniers peuvent appeler pour des préoccupations ou des questions particulières. Dès le début du projet, l’opérateur se chargera alors de s’immerger dans la culture de l’entreprise afin d’étudier le profil de la clientèle. Cette démarche est nécessaire pour connaître les attentes des clients et pouvoir leur fournir des réponses précises et efficaces. 

Bénéficier d’un service professionnel

Le recrutement d’un opérateur externe est aussi un excellent moyen pour confier des tâches que vous ne maîtrisez pas forcément à une personne qualifiée. Si votre métier consiste à concevoir des emballages cadeaux ou si vous êtes spécialisé dans le transport de marchandises, il peut être intéressant de déléguer la réception de vos appels.  En effet, vous n’êtes pas nécessairement un expert en réception téléphonique, ou vous ne voudriez simplement pas que votre téléphone sonne pendant que vous réalisez vos tâches principales. En revanche, un secrétaire qualifié dispose d’une solide expérience pour gérer votre centre d’appel sans contrainte. L’opérateur professionnel est aussi apte à travailler sous pression, à gérer une forte cadence d’appels et à répondre avec précision aux préoccupations de vos clients. 

Faire des économies

Lors du recrutement de votre téléopérateur, vous pouvez choisir une formule permettant de facturer uniquement les appels décrochés. Cette option est avantageuse en ce sens qu’elle permet de mieux gérer les coûts, surtout si votre entreprise est toute jeune. Plutôt que de recruter une secrétaire à temps plein, vous pouvez donc choisir une formule vous permettant d’économiser et d’éviter tout souci de productivité. 

Comment recruter son secrétaire externe ?

Pour être certain de recruter un opérateur compétent et dynamique, il est souhaitable de passer par un interlocuteur certifié. Les plateformes de recrutement veillent à sélectionner des profils compétents et qui justifient d’une solide expérience. Ces derniers sont également vérifiés et validés par un service de contrôle, avant d’être proposés aux entreprises. Il peut s’agir d’opérateurs indépendants ou de centre d’appels professionnels. Dans tous les cas, ils pourront mettre en place une excellente permanence téléphonique pour votre structure. Par ailleurs, en décidant de recruter votre personnel externe sur une plateforme certifiée, vous pouvez bénéficier d’un service complet à juste prix. 


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