Comment se faire rembourser des notes de frais ?

Comment se faire rembourser des notes de frais

Publié le : 06 juillet 20208 mins de lecture

Lorsqu’un salarié employé s’engage à dépenser ses frais personnels au service d’une activité  professionnelle, l’entreprise devra alors les lui rembourser par le biais de la production d’une note de frais. Si on fait face à une note qui n’est pas imposée d’une formalité, il faudra obligatoirement dans ces conditions compléter la demande de remboursement par un justificatif (facture).

Quand il s’agit de certaines dépenses ou même les plus récurrentes, il est possible de procéder à un remboursement de manière forfaitaire, en fonction d’un montant évalué et fixé par l’entreprise.

Toutefois, il faut noter que l’employeur détermine un taux de remboursement au-delà duquel le versement n’est pas pris en compte par la fiscalité en tant que note de frais, mais plutôt en tant qu’avantage de nature. Ainsi, les notes de frais ne se soumettent pas aux cotisations sociales encore moins aux impôts sur le revenu.

Note de frais : définition

Une note de frais représente un document qu’un employé établit ayant pour but de se faire rembourser tous les frais professionnels qu’il a supportés afin de mener une activité professionnelle concernant directement les intérêts de l’entreprise. Pour cela, l’employeur se doit de rembourser obligatoirement ces frais. La note de frais a pour rôle de justifier la dépense pour l’obtention d’un remboursement en retour. Pour les entreprises d’une certaine taille, la gestion de note de frais devient une problématique majeure. Certains acteurs se sont spécialisé dans l’aide à la gestion de note de frais. Un acteur comme Concur travaille depuis des années à l’édition de solution qui facilite la gestion de note de frais. D’autres entreprise choisissent la solution de gérer les notes de frais de leur collaboration sur des tableur. D’autres optent pour une externalisation de ces frais à leur expert comptable. Cela nécessite de très bien maîtriser les diverses méthodes de remboursement car l’administration de l’entreprise peut rembourser suivant trois méthodes :

La méthode des frais réels : ici, l’entreprise rembourse à l’employé toutes les dépenses engagées de façon réelle pour leurs vraies valeurs. Dans cette optique, l’employé devra donc apporter un justificatif de ces dépenses à travers une note de frais.

La méthode forfait : il s’agit ici par exemple des frais de déplacement ou des frais de logement. De façon générale, le montant est le même que pour tous les salariés au sein de l’entreprise occupant le même poste ou alors en fonction  de la catégorie professionnelle. C’est le cas par exemple lorsqu’il y’a une volonté de simplification pour la structure. Ainsi,  tous les employés qui se servent de leur véhicule personnel pour des déplacements à caractère professionnels auront un remboursement forfaitaire de leurs frais kilométrique tous les mois.

La méthode avec application, sur le salaire brut, d’une déduction forfaitaire précise : ceci s’applique par exemple chez les VRP ou les journalistes.

Les frais professionnels qui apparaissent sur la note sont soumis à des conditions bien précises afin d’obtenir un remboursement. Ainsi, ils doivent faire figurer toutes les dépenses engagées pour le compte de l’activité professionnelle dans l’intérêt de l’entreprise ; en plus, ils doivent être non abusifs et proportionnés. Par ailleurs, l’employé devra ajouter toutes les factures renvoyant aux dépenses qui s’affichent sur la note de frais.

De quoi est constituée une note de frais 

Le remboursement des frais professionnels se fait sur la base  des cotisations sociales. Lorsqu’il y’a un contrôle de l’URSSAF, les contrôleurs peuvent procéder à des vérifications sur le bien-fondé de ces différents remboursements et par la suite contrôler les notes de frais.

Dans ce cas, une note de frais devra être très explicite et détaillée autant que faire se peut. Le plus souvent, la note de frais apparaît sous la forme d’un tableau à l’intérieur duquel sont mentionnés : le nom de l’employeur concerné, la nature et le montant de la dépense engagée et la date.

Il est judicieux d’apporter des précisions en fonction de la nature de la dépense. Ainsi, on aura :

          Pour les frais de déplacement, la note de frais doit présenter le nombre de kilomètres parcourus, le trajet effectué, la raison du déplacement et le nombre de chevaux fiscaux de la voiture.

          Pour les frais de logement, l’employé n’a le droit de réclamer un remboursement que  s’il lui est impossible de rejoindre son domicile (la mission est à plus de 50 km de sa maison). La note de frais devra donc présenter le lieu et la raison de son déplacement.

          Pour les dépenses liées au repas, il doit indiquer dans la note de frais la facture de la note du restaurant, le motif de l’invitation et les noms des invités.  

 Le régime social et le régime fiscal des notes de frais

Il existe des remboursements pour lesquels, l’employeur fixe un taux qui va au-delà duquel la somme attribuée  ne peut être fiscalement pris en compte dans la classe des notes de frais, mais comme un avantage pour le salarié. Il s’agit des dépenses comme :

          Les frais de repas ;

          Les frais de déplacement ;

          Les frais de logement ;

Les frais d’installation au sein d’un logement en ce qui concerne la mobilité professionnelle ;

          Les frais d’équipement en outils de nouvelles technologies ;

          Les frais pour le télétravail.

Le régime social des notes de frais

Les remboursements des frais réels et forfaitaires se trouvent être exonérés de cotisations sociales dans la limite des taux prévus le cas échéant par l’entreprise. Au-delà, ces frais sont simplement soumis à des cotisations sociales ou considérés comme des avantages en nature.

Le régime fiscal des notes de frais

Les notes de frais remboursés sur forfait ou de façon réelle ne subissent pas à un seuil progressif de l’impôt sur le revenu de l’employé, suivant la limite des taux prévus le cas échéant par l’administration fiscale. Lorsqu’ils vont au-delà, ces montants à rembourser sont traités comme des avantages en nature, autrement dit, ils sont envoyés sur l’impôt sur le revenu. Les notes de frais opérées par l’employeur sont généralement déduites de son résultat applicable, dans la mesure des taux prévus le cas échéant par l’administration fiscale.  

Pour finir, il est dans l’obligation pour une entreprise ou un employeur de rembourser une note de frais. Il n’existe pas de clause de contrat de travail qui peut mettre les frais professionnels sous la responsabilité ou la charge d’un salarié. De manière pratique, la note de frais est remboursée à l’employé à la fin du mois.   

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