Comment organiser le service administratif de votre PME ?

Publié le : 25 décembre 20185 mins de lecture

Que ce soit en phase de lancement ou de développement d’une PME, la gestion des tâches administratives ne doit pas être négligée. A contrario le manager doit lui consacrer une bonne part de son temps et l’effectuer en bonne et due forme, parce toute erreur peut nuire au bon déroulement de son activité ainsi qu’à l’organisation du travail : c’est là que gît le vrai problème. Focus sur les bonnes pratiques pour éviter les erreurs en termes d’organisation et de gestion de la paperasse et conseils pour bien organiser l’administratif d’une entreprise.

Ampleurs des tâches administratives et mauvaise organisation

Diane Ballonad Rolland, dans son livre « j’arrête de procrastiner » a précisé que « les causes de la procrastination sont multiples : l’ampleur de la tâche nous empêche de nous y mettre, le projet que l’on a manque de clarté, le peu d’intérêt que nous portons à ce projet nous empêche de le commencer, la peur de l’échec peut nous freiner, le manque de confiance en soi peut aussi nous empêcher de le commencer, la loi de laborit, encore appelée « la loi du moindre effort » qui a retenu toute notre attention ». Mais en quoi consistent les tâches administratives  et quels sont les principaux règlements à respecter ?

Il s’agit de document à archiver, ranger, classer, le courrier à préparer, une paperasse à signer, fiches à dresser, à remplir…ETC et l’on doit avouer que cela consiste essentiellement en la réalisation de tâches chronophages interminables.

La premier pas est dès lors de commencer le classement des documents c’est-à-dire ranger les documents administratifs selon leur nature dans différents classeurs :

Banque (relevés bancaires) Social salariés (contrats de travail, charges sociales, DUE, bulletins de paie…) Achats (devis, bons de commande fournisseur, factures) Ventes (bons de livraison, bons de commande client, facturation) Juridique (statuts, Kbis, AG…) Social gérant (DSI, cotisations sociales…) Fiscal (TVA, IS…)

Revoir son planning et se fixer des objectifs

Tout chef d’entreprise doit par ailleurs apprendre à organiser, planifier ses missions, reconnaître les erreurs à éviter et anticiper ses obligations. Il s’ensuit qu’il accorde la majorité de son temps au terrain, il doit refaire son planning quotidien et dégager une part pour la gestion administrative de son affaire.  S’imposer ce planning de travail, en se fixant des délais, est essentiel pour sortir de l’impasse et pour éviter de crouler sous la paperasse. En effet, bien de managers se laissent déborder et finissent par avoir des retards de paiement. Or avec une bonne gestion de son volet administratif, l’entreprise gagnera en efficacité dans sa gestion interne et évitera les pénalités, notamment à l’échelle des obligations sociales et fiscales.

Là encore, l’anticipation est l’un des critères à respecter. Que ce soit la recherche d’une adaptation à ses concurrents le paiement de ses cotisations dans les délais. Le chef d’entreprise est donc tenu de planifier et respecter les calendriers des échéances liées aux déclarations, aux paiements des charges et autres engagements financiers.

Penser à une externalisation de son service administratif

Aujourd’hui, l’étude de Sage/Plum Consulting sur « À la recherche du temps perdu : impact du poids de la bureaucratie » s’intéresse n aux coûts de ces nombreuses pertes de temps chez les PME/TPE. On estime même qu’en moyenne  en France 142 jours de travail par an sont consacrés à la gestion administrative dans les PME, ce qui encourage davantage les entrepreneurs à privilégier une externalisation de leurs tâches administratives chez des personnes expérimentées. C’est une solution qui épargnera au PME, non seulement les retards, les opérations fastidieuses et la mauvaise organisation mais aussi les erreurs.

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