Dans un contexte où les petites, les moyennes et les grandes entreprises se penchent de plus en plus vers la dématérialisation, la problématique concernant la signature électronique légale devient au centre de tous les débats. Effectivement, il n’est plus question de parapher numériquement un document. L’idée est plutôt de mettre en place un processus qui assure une totale conformité avec les normes juridiques. Dans ce sens, la signature électronique est davantage présente dans la gestion secrétariat et la gestion entreprise. Mais alors, comment faire pour réaliser une signature électronique dans le cadre de la gestion de tâches ?
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Contrairement aux idées reçues, une signature électronique est plus qu’un simple scan d’une signature manuelle. On parle ici d’un genre de signature qui se caractérise par une suite de caractère associée à un fichier électronique et à la personne en question, autrement dit au signataire. Ainsi, le processus de signature électronique utilise la cryptologie permettant ainsi de garantir sa sécurisation. Raison principale pour laquelle il n’est pas forcément visible sur un document.
Cependant, la force d'une signature électronique réside surtout dans le cadre juridique sur lequel il repose. Ce qui ne veut pas pour autant dire que la signature manuelle va devenir obsolète. À vrai dire, elle est surtout utilisée dans le cadre de la gestion secrétariat ou bien de la gestion entreprise. Plus précisément, les entreprises la choisissent dans une situation où la signature du directeur ou du premier responsable est très utilisée, mais qu’il n’est présent que rarement. Cela dit, la majorité des particuliers utiliseront encore la signature manuelle. Quoi qu’il en soit, vous pourrez toujours vous rendre sur docage.com afin de trouver un prestataire pouvant réaliser pour vous ce type de signature.
Les avantages de la signature électronique dans la gestion de tâches
Jusqu’à maintenant, les petites et moyennes entreprises restent encore frileuses à l’idée d’abandonner la traditionnelle signature manuelle pour céder la place à la signature électronique, remettant en question la sécurité de cette dernière. Toutefois, le fait de confier une telle procédure à une plateforme professionnelle comme docage est très avantageux sur plusieurs points. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle les grandes entreprises commencent à s’y mettre.
Dans un premier temps, ce type de signature permet de réduire le temps de traitement du document, la signature étant instantanée. Il propose également des flux de fichiers sécurisés et un archivage des documents à la fois simplifié et pérenne.
De plus, miser sur une signature électronique est une façon innovante de réaliser une économie financière non négligeable en matière de papier, d’impression et bien d’autres encore. Aussi, les entreprises qui souhaitent une meilleure traçabilité des documents se laissent de plus en plus séduire par cette nouvelle alternative pour la simple et bonne raison qu’elle répond à des besoins spécifiques. Par ailleurs, la productivité accrue grâce au gain de temps et à la diminution des erreurs humaines sont des avantages à ne pas négliger. La réduction des déplacements physiques est un autre atout que vous propose la signature électronique. En bref, la mise en place de cette dernière est bénéfique sur beaucoup de points.
Qu’en est-il de l’encadrement légal sur la signature électronique ?
Une signature n’est pas un détail que l’on peut prendre à la légère du fait qu’elle est très significative et qu’elle symbolise le représentant légal de son propriétaire. Ainsi, opter pour une signature électronique vous engage à beaucoup de choses. Après tout, elle doit répondre à certaines conditions pour avoir la même valeur qu’une signature manuscrite. Dans ce contexte, une signature électronique doit permettre d’approuver les documents, de garantir l’identité du signataire, de garantir l’intégrité des documents, etc. Mais au fait, sur quelles réglementations en vigueur s’appuie la signature électronique ?
Il faut noter avant tout que le Code civil français intègre dorénavant la question de signature électronique. Ce qui revient à dire que l’écrit électronique a la même forme probante que l’écrit sur le support papier. Aussi, l’article 1 366 du Code civil reste ferme sur le fait qu’une signature électronique doit être utilisée dans le cadre d’un procédé qui garantit son lien avec l’acte auquel elle est liée.
Comment mettre en place une signature électronique ?
Vous savez désormais qu’une signature électronique est indispensable dans le cadre de la gestion de tâches. Reste à savoir comment la mettre en place ? Au regard de nombreuses normes qui l’entourent, la signature semble être plus complexe que prévu. Cependant, on ne craint rien étant donné qu’avec l’obtention d’un certificat électronique reconnu, mettre en place une telle signature devient un simple jeu d’enfant. Cela devient même de plus en plus facile si vous vous confiez à un prestataire de confiance. Dans ce cas, vous ne devriez pas rencontrer des difficultés.
Cela dit, pour avoir une signature électronique ayant la même valeur qu’une signature manuelle, vous devez veiller à ce que le prestataire puisse faire une signature qui est uniquement liée au signataire. Elle doit permettre de l'identifier clairement et doit être créée dans la mesure où le signataire peut la garder sous son contrôle exclusif.