Méta titre : Comment faire pour assurer la création d'un organigramme ?
Méta description : Le document graphique qui informe sur les différents postes hiérarchiques d'une entreprise est facile à élaborer avec les nouveaux outils informatiques apparus ces dernières années.
À la fois utile pour informer et organiser l'entreprise, l'organigramme est un outil indispensable dans une entité. Le document graphique d'une entreprise permet de définir les liens hiérarchiques qui existent dans une société ainsi que les différents métiers présents dans la structure. En général, ce document graphique est élaboré par le service des ressources humaines et sert à structurer l'entreprise en fonction de son personnel. Avoir une bonne organisation dans son entreprise, c'est profiter d'un outil capital pour les ressources humaines. Comment peut-on créer ce document graphique tout en respectant les règles de l'art ?
Définition et utilité de cet affichage pour une entreprise
L'organigramme est une représentation schématique pour illustrer les relations et les liens entre les différents départements d'une entreprise. Le rôle de ce document consiste à structurer l'entreprise et la communication interne. Chaque titre et poste des collaborateurs d'une entreprise sont précisés dans l'organigramme. Il s'agit d'une solution efficace pour informer les collaborateurs sur leurs missions dans l'entreprise.
Bien que les structures de répartition organisationnelle des entreprises soient souvent oubliés ou négligés, il s'agit d'un outil important pour manager une équipe. Si vous venez de faire un recrutement et intégrer de nouveaux arrivants dans l'entreprise, ce document graphique est le guide de ces collaborateurs pour mieux comprendre la structure hiérarchique. Que ce soit une moyenne ou une grande structure, il faut avoir cet affichage. L'établissement de cet ordinogramme revient à l'équipe des Ressources humaines qui travaille en collaboration avec les membres du service de communication. Vous pouvez aussi confier la création de ce document à un professionnel comme studio-alterego.com.
L'objectif d'avoir ce document graphique
Structurer son entreprise par l'affichage d'un document graphique, c'est aider ses collaborateurs à se situer et à respecter les rapports de subordination. Dès que le document est affiché, chaque salarié connaît sa place, son rôle et surtout son supérieur. Il n'existe pas de problèmes d'ambiguïté entre les collaborateurs, car la hiérarchie est bien respectée. Sur le plan technique, ce document joue le rôle de cartographie pour assurer le bon déroulement des activités d'une entreprise.
Pour les dirigeants, ils peuvent demander une modification ou une correction par rapport aux problèmes d'organisation rencontrés par l'entreprise. Avec une structure bien organisée, vous ne risquez aucun dysfonctionnement concernant l'organisation. Le service des ressources humaines peut définir les tâches de chacun pour optimiser le bon déroulement du travail grâce à l'organigramme.
Quelles sont les différentes sortes de diagramme que vous pouvez établir ?
La structure interne d'une société peut se présenter sous plusieurs formes afin de faciliter la lecture et l'utilisation de ce document. Vous avez le choix entre :
- les organigrammes en arbre : il s'agit d'un document créé selon le niveau hiérarchique d'une entreprise. Pour lire ce type d'affichage, vous devez partir de la partie gauche vers la droite ;
- les organigrammes en pyramide : c'est le modèle d'affichage le plus utilisé par le service des ressources humaines. Contrairement au modèle en arbre, celui en pyramide se présente sous forme de lignes verticales. Le dirigeant se trouve toujours le plus haut, notamment au sommet de votre schéma. Chaque ligne horizontale désigne un même niveau hiérarchique chez chaque collaborateur ;
- les organigrammes repliés : ce modèle est un mélange entre le modèle de l'arbre et de la pyramide. Vous pouvez lire le schéma et insérer le portrait des dirigeants comme celui conçu par photo corporate en allant du haut vers le bas ou de la gauche vers la droite.
Comment faire pour élaborer cet outil ?
Les différentes formes et structures organisationnelles adoptées pour l'établissement de cet outil dépendent de votre choix. Il n'existe pas de structure en particulier à respecter pour la conception de cet outil organisationnel.
Étape 1
Dans un premier temps, vous devez avoir une vision claire de l'organisation à établir sur l'outil. Pour pouvoir créer ce type de structure, il faut connaître tous les postes dans l'entreprise avec le nombre de salariés. C'est pour cela qu'il revient au service des ressources humaines et de la communication d'organiser ce document graphique.
Étape 2
La deuxième étape se base sur la définition du schéma à créer. Comme nous l'avons vu précédemment, il existe des organigrammes en pyramides, repliés ou en arbres. En fonction du nombre de postes, de département et de salariés, le service des ressources humaines ou le comité de direction peut créer un outil organisationnel de qualité.
Étape 3
La dernière étape pour l'élaboration de ces diagrammes, c'est d'insérer les informations dans un outil informatique. Nombreux sont les outils que vous pouvez utiliser pour réduire la perte de temps pendant l'élaboration de cet outil graphique. En intégrant Microsoft Office dans votre support, vous avez la possibilité de créer un document graphique et de rajouter les informations nécessaires.
Pendant la manipulation de vos outils, vous devez privilégier la conception d'un document lisible, clair et compréhensible par tous les niveaux. Il suffit de rajouter uniquement les informations essentielles aux lecteurs.