Comment bien choisir son logiciel de caisse ?

caisse enregistreuse sur iPad

Publié le : 21 juin 20197 mins de lecture

Avoir une boutique, un magasin, un supermarché ou encore un restaurant nécessite d’avoir les bons matériels et les bonnes stratégies, tant en matière de positionnement qu’en matière de marketing. En effet, le but c’est d’attirer le plus de monde possible et de défier les concurrents. A cet effet, les stratégies marketing doivent être au top pour réussir à dominer le marché ou au moins réussir ses ventes et faire du profit. Cependant, il est également impératif d’assurer le bon fonctionnement et la bonne organisation du magasin, et faire en sorte que tous les clients sont satisfaits. Il s’agit donc d’assurer un service impeccable, c’est-à dire à la fois accueillant et rapide. Le personnel doit être accueillant, donc toujours le sourire aux lèvres malgré des comportements désagréables, toujours disposé à aider et à conseiller les clients. Aussi, le service doit être rapide, donc pas de longue queue ni de surpeuplement. Pour ce dernier objectif, c’est-à dire concernant la rapidité du service, la caisse joue un rôle crucial. Donc, il est du devoir du grand patron de s’assurer que la caisse soit effective et rapide. Mais comment ? Comment bien choisir son type de caisse et le logiciel de caisse qui va avec ? Quels sont les types parmi lesquels on peut choisir ? Et quels sont les particularités de chacun de ces types ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse est un programme qui enregistre les achats, gère les stocks, et assure la comptabilité et la fiscalité d’un établissement commercial, en gérant toutes les opérations d’ordre comptable et fiscal de celui-ci. C’est un outil indispensable pour ce type d’établissement, celui qui vend des produits en détail, comme les épiceries, les boutiques, les supermarchés, les restaurants, les magasins de vêtements, bar, boucherie, etc. En général, question fonctionnalité, un logiciel de caisse assure deux rôles bien distincts. Le premier rôle consiste surtout à assurer la gestion commerciale du point de vente. Et le deuxième rôle est celui d’enregistrer tous les encaissements sur les comptoirs. Pour ce second rôle, le logiciel est couplé à ce que l’on appelle une caisse enregistreuse. Donc, en bref, le logiciel de caisse assure d’abord la gestion des opérations clients, fournisseurs, articles et stocks, puis la gestion des stocks et des changements s’y rapportant, ensuite, avec la caisse enregistreuse, permet de produire des tickets de caisse, et enfin d’assurer le suivi et l’analyse des ventes réalisées. Il existe plusieurs gammes de logiciels de caisse, et les fonctionnalités des logiciels varient selon la gamme. On peut citer par exemple Ciel Compta, Sage, EBP et CEGID. Pour découvrir des logiciels de caisse et des caisses enregistreuses, visitez hellocash.fr.

Les besoins

Naturellement, le choix d’un logiciel de caisse dépend essentiellement de la nature des activités de l’entreprise. Mais pas que de la nature des activités, aussi la taille de l’entreprise, l’envergure de ses activités, les matériels que l’on utilise au sein de l’entreprise, les gammes de produits ou de services qu’elle propose, et de bien d’autres détails majeurs. Tout cela constitue les besoins exacts de l’entreprise. Et c’est en fonction de ces besoins que l’on détermine quel logiciel parait le plus approprié et le plus efficace. Ce que l’on recherche donc, c’est un logiciel, avec caisse enregistreuse obligatoire ou pas, qui a des caractéristiques et des fonctionnalités en adéquation avec les besoins prédéterminés. En guise d’exemple, on va déterminer l’écart entre le cas d’un restaurant et celui d’une simple épicerie. Les services et les produits à vendre sont très différents. Pour une épicerie, les articles sont classés par des codes barres, donc le logiciel idéal serait un logiciel capable de lire les codes barres. De plus, un épicier a un stock de marchandises à gérer et dont il doit faire l’inventaire régulièrement. Un logiciel de caisse qui propose de faire toutes ces tâches serait l’idéal pour lui. Mais ce n’est pas le cas pour un restaurant. Un restaurant peut proposer divers services à ses clients, y compris la commande à distance, la livraison à domicile, etc. Mais encore, il doit avoir un menu et des stocks d’ingrédients. Il doit aussi sortir des notes pour le paiement. Il existe des logiciels de caisse qui peuvent faire tout cela, et c’est ce genre de logiciel qu’un restaurateur doit choisir.

Le budget

Bien sûr, il n’est pas uniquement question de caractéristiques et de fonctionnalités, il est également question de budget. La question à se poser ne se limite donc pas seulement à de quoi j’ai besoin, mais elle s’élargit à que puis-je avoir avec les moyens que je possède. Peut-être qu’un propriétaire connait très bien ce dont il a besoin, mais il ne peut pas se procurer le logiciel adéquat parce que son budget est assez limité. Lorsque cela arrive, il est impératif de se résoudre à ce que l’on peut se procurer d’abord, et au fil du temps, on sera capable d’avoir l’idéal. Toutefois, pour cela, il faut bien considérer les fonctionnalités les moins utiles, et celles à quoi on peut trouver des alternatives jusqu’à nouvel ordre. Et c’est en fonction de ces détails que l’on va choisir le bon logiciel de caisse. Cependant, même si on dispose des fonds nécessaires pour acquérir un bon logiciel, il est toujours important de bien voir le rapport qualité-prix. Et pas seulement ce rapport mais aussi le coût de l’achat, c’est-à dire le prix des éventuelles mises à jour ou le coût des maintenances futures.

Législation

Avoir un logiciel de caisse en adéquation avec la législation est aussi primordial. La loi stipule qu’un logiciel de caisse doit impérativement être à jour de l’actuelle législation avec les nouveaux aspects qui s’y rapportent, à savoir le taux de la TVA, etc. De plus, les éditeurs sont tenus de proposer des mises à jour automatiques de chaque logiciel et chaque logiciel doit être homologué. Il est aussi important que les éditeurs de logiciel de caisse soient fiables. Pour cela, ils doivent être considérés comme matures, sérieux et de préférence avec de l’expérience dans le domaine, et ils doivent être reconnus en la matière. Enfin, pour les propriétaires, disposer d’une caisse enregistreuse 2019, comme on est en 2019, est fortement conseillé.

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