Réduire sa dépendance aux emails professionnels pour gagner en productivité

L’email est l’un des canaux de communication les plus utilisés en entreprise. Avec 72 emails reçus et 33 envoyés en moyenne par jour*, les salariés passent en moyenne 28%** de leur temps à gérer leur boîte mail. Ce temps est une véritable perte en productivité pour les entreprises et un facteur de stress pour leurs employés. Pour mettre fin à ce problème, des initiatives se multiplient en France comme à l’international ; à l’image des journées sans email ou des chartes de bonne utilisation de l’email en entreprise.

 

L’infobésité en chiffres

Selon l’étude du McKinsey Global Institute, un employé passe en moyenne 650 heures par an à gérer sa boîte email. Ce chiffre, impressionnant, est à rapprocher aux moyennes suivantes :

  • un salarié reçoit en moyenne un email toutes les 10 minutes,
  •  12 minutes, c’est en moyenne le temps où un salarié reste concentré sur son travail avant de recevoir un email ou un sms,
  • 75% des employés interrogés avouent arrêter une tâche en cours pour lire un email,
  • sur 77 emails reçus quotidiennement, seuls 15 emails sont réellement importants***,
  • un cadre est interrompu toutes les 2 à 8 minutes.

Ces interruptions constantes sont des vecteurs de stress pour les salariés qui se sentent obligés de répondre rapidement à ces emails et sont fréquemment interrompus dans leurs tâches.

Ce phénomène de flux constant d’informations est désigné par le terme « infobésité ». Caroline Sauvajol-Rialland, maître de conférences à l’Université catholique de Louvain et à Sciences Po Paris, explique à ce sujet à l’AFP que « c’est une vraie souffrance. Cela met les personnes en situation d’angoisse constante, d’inquiétude, de frustration parce qu’elles n’arrivent pas à suivre ce flot continu, qui, du coup, entraîne un sentiment d’impuissance et un fort stress ».

De plus, les échanges systématiquement informatisés dégradent la qualité des relations professionnelles en les déshumanisant et réduisent les discussions informelles qui sont bénéfiques à l’échange d’expérience entre les salariés.

 

Quelles solutions pour réduire le volume d’emails ?

Plusieurs solutions s’offrent à votre entreprise pour réduire le volume d’emails. Ces solutions peuvent être organisationnelles, à un niveau individuel comme collectif, comme logicielles.

Des entreprises comme EDF ou le Groupe Casino organisent régulièrement des « journées sans email ». Lors de ces journées, les employés sont invités à privilégier le face à face aux emails. Ces journées permettent aux salariés de travailler plus sereinement, d’améliorer leurs relations professionnelles mais offrent aussi aux entreprises une économie d’énergie.

Des organismes proposent aussi des chartes de bonne utilisation des emails professionnels. Celle produite par l’Orse est accessible à cette adresse. Ces organismes conseillent de vérifier la pertinence de chaque email mais aussi de réorganiser son temps pour que l’email soit moins source de stress. Il est donc indiqué de limiter la consultation d’emails lors des temps de repos, de se prévoir des créneaux pour traiter ses mails ou être joignable, etc.

Il existe aussi des solutions logicielles permettant de faciliter le travail collaboratif et la gestion de projet.

DS-agileo, édité par Divalto, est une solution protéiforme dédiée à la création de portails collaboratifs et personnalisés. En fonction de votre problématique, DS-agileo propose de nombreux modules offrant la possibilité d’organiser le portail comme un Réseau Social d’Entreprise, une interface de gestion de projets ou encore une plateforme de travail collaboratif.

Les solutions CRM, comme celles embarquées au sein des solutions de gestion Divalto, permettent aussi de réduire les emails en renseignant l’historique d’un client directement dans sa fiche.

 

Réduire le nombre d’emails échangés devrait être une priorité pour les entreprises qui souhaitent améliorer le bien-être de ses salariés tout en augmentant leur productivité. N’hésitez pas à partager avec nous vos solutions dans les commentaires !

 

*Cabinet Radicati, étude de 2011

**McKinsey Global Institute, étude de  2012

***Sciforma, étude de 2010

Vincent

Directeur de la Stratégie Produits, j’ai intégré Divalto en 1999. Je suis aujourd’hui membre du comité exécutif et en charge de la gouvernance de la R&D du groupe.

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