Publié le : 13 février 20205 mins de lecture
De nos jours, l’externalisation de la gestion de la paie est devenue une option plus qu’envisageable pour beaucoup d’entreprises. En effet, il s’agit de confier cette tâche ardue à des sociétés expertes prestataires pour que l’entreprise puisse se concentrer sur des objectifs avec plus de valeurs ajoutées pour accroître les gains.
Principe général
Les enjeux de la décision d’une entreprise de confier une partie de la fonction des ressources humaines, dont la gestion de l’externalisation de la paie est d’une grande importance. En effet, cette pratique souvent adoptée par les entreprises de grande taille doit être appréhendée avec beaucoup de vigilance. Le principe général est simple : il s’agit de confier à un prestataire, comme sur socialea.fr , la gestion des bulletins de salaire et de gérer toutes les tâches y afférents (primes, indemnités, remboursements, absences et congés,…), veiller sur le droit du travail, les lois et les conventions collectives, gérer les charges sociales c’est-à-dire assurer les différentes déclarations et cotisations, assurer les relations avec les organismes sociaux, et/ ou (selon les besoins de l’entreprise recruteur) gérer l’administration du personnel. Pour ce faire, la société doit fournir au prestataire tous les documents nécessaires dont celui-ci à besoin. Bien entendu, avant toute signature de contrat, la société doit bien définir ces besoins et mesurer réellement les coûts et bénéfices que cette démarche lui rapporte.
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Pour une réduction globale des coûts
Après différentes études, il a été démontré que les avantages d’une paie externalisée sont nombreux. La réduction globale des coûts est un atout majeur, en faveur de la société. En effet, l’établissement d’une simple fiche de paie requiert un investissement de taille comme le coût du logiciel, les provisions pour d’éventuels pénalités, les frais de formations continues ; tous cela à part la rémunération du responsable lui-même. Et la liste est loin d’être exhaustive. Il semblerait que les coûts engendrés par l’entreprise dans ce cas là sont assez conséquents. Une prise en main par un prestataire par contre diminuerait de 20 à 35% les coûts totaux mensuels que s’ infligent les entreprises. Les conséquences des erreurs de paie peuvent être lourdes pour l’entreprise. Nombreux sont les prestataires qui proposent un audit de paie pour détecter toutes les erreurs et de les corriger. Ceci permet à l’entreprise d’assurer sa crédibilité aux yeux des employés. Enfin, les spécialistes en gestion de paie s’assurent également de la veille juridique et règlementaire ainsi que de la bonne interprétation de tous les textes relatifs à la loi.
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Déléguer pour mieux avancer
La gestion de paie est une fonction complexe, chronophage mais qui est à faible valeur ajoutée. Le choix d’un prestataire en gestion de paie permet alors la délégation de ces nombreuses tâches critiques. Par exemple, nombreux de ces experts proposent des simulateurs en ligne comme un simulateur bulletin de paie pour avoir une estimation du salaire net en fonction du brut. Cette simulation fiche de paie est réellement un atout de taille. Cela permet aux entreprises de gagner beaucoup de temps car en effet, la gestion de paie occupe une majeure partie du temps du responsable. Grâce aux services de qualité que proposent les prestataires, les tâches seront exécutées en tant voulu et suivant les règlementations. La sécurité permet alors à l’entreprise de concentrer ses efforts sur de nouvelles missions à fortes valeurs ajoutées comme l’analyse des données et des indicateurs sociaux pour une meilleure performance de l’entreprise. Cela par contre, n’empêche pas la société de garder un œil sur le prestataire en faisant de lui son interlocuteur privilégié. En effet, la disposition d’un espace en ligne permet à l’entreprise de faire un suivi minutieux de tout le déroulement.