Critères à prendre en compte lors du partage des documents en ligne
Le partage de documents en ligne s'avère de plus en plus fréquent et utile, autant dans le domaine professionnel que dans le domaine privé. Ce moyen de travail et de communication de données en ligne ajoute à l'efficacité, permet de gagner du temps et réduit les déplacements. De plus, le document partagé est accessible en tout temps pour tous les destinataires choisis. Il importe donc, avant tout, de bien déterminer ce que vous attendez d'un logiciel partage de fichier. Vos attentes ne seront pas les mêmes si l'utilisation se fait dans un cadre professionnel ou un cadre privé. Le logiciel de partage de document présente diverses caractéristiques qu'il vous faut bien explorer avant de faire votre choix. Afin de prendre une décision éclairée, évaluez vos besoins et définissez les critères exigés. Parmi ces derniers on retrouve la rapidité de transfert, la possibilité de stockage en ligne, la facilité de déposer les documents par glisser-déposer, l'aisance pour obtenir un lien à envoyer aux destinataires, la gestion des autorisations pour modification du document, la sécurité des données sensibles, la protection du fichier par mot de passe, l'option de signature électronique et la gestion de fonds.
Services de partage de document
Si le critère de gratuité d'utilisation est prioritaire, vous trouverez divers services de partage de documents offerts sur le net et facilement accessibles. Parmi les plus connus et les plus utilisés, se retrouvent Google Drive et DropBox. Ces plateformes gratuites conviennent parfaitement pour un usage personnel. Faciles d'utilisation, ces logiciels offrent des espaces de stockage gratuits assez importants qui peuvent être augmentés moyennant abonnement. Par contre, les versions professionnelles de ces deux outils ajoutent des fonctionnalités qui répondront spécifiquement aux besoins d'entreprises tout en gardant une excellente souplesse d'utilisation. Le coût d'utilisation varie en fonction de l'espace de stockage, du nombre d'utilisateurs et des fonctionnalités choisies. Ce sont des logiciels qui facilitent le travail d'équipe et permettent de centraliser des données accessibles aux divers partenaires, partout et en tout temps. La grande variété de types de fichiers acceptés sur ces plateformes ajoute à l'efficacité. Des options de protection et de sauvegarde de données sécurisent l'ensemble des documents.
Des logiciels spécialisés et sécurisés pour chaque domaine
Lorsqu'il s'agit de finances, de trésorerie, de transactions à grande échelle, des logiciels spécialisés deviennent essentiels afin de protéger toutes les étapes de partage de données et de travail collaboratif. On pense par exemple au domaine juridique, aux centres de recherches, aux levées de fonds ou aux transactions financières. Dans tous ces cas, DiliTrust Data Room répondra parfaitement aux exigences alors que Bynder Orbit, quant à lui, correspond mieux aux besoins du domaine de la communication et du marketing. En effet, on peut y partager des fichiers au format psd, au format jpg ou encore au format waw, en plus des fichiers de suite bureautique. Quant aux logiciels NumSync et NetExplorer, ils offrent un haut niveau de sécurité et permettent de travailler sans difficulté avec tous les fichiers Microsoft. Ainsi, des outils spécialisés ont été développés pour tous les domaines d'activités. Chaque entreprise pourra y trouver des moyens sécuritaires pour partager des fichiers avec ses collaborateurs.