Publié le : 12 février 20205 mins de lecture
La gestion des notes de frais en entreprise est une étape contraignante. Il faut suivre des procédures précises et ne pas faire d’erreurs. Il faut aussi contrôler chaque demande de remboursement et vérifier les éléments fournis par les collaborateurs. Cela nécessite alors du temps et de l’investissement de la part des supérieurs hiérarchiques. Toutefois, aujourd’hui, il existe des logiciels capables de simplifier l’ensemble de ces tâches. Ainsi, il est possible degagner du temps pour gérer différemment ces notes de frais.
Simplifier la gestion des notes de frais avec le logiciel
La gestion des notes de frais peut être simplifiée si l’entreprise fait le choix d’investir dans des outils adaptés. En effet, il est possible de travailler avec des logiciels dotés d’une intelligence artificielle. Ces derniers vous permettent de gagner du temps.
Dans un premier temps, celui-ci permet aux collaborateurs qui souhaitent créer une note de frais d’avoir simplement à prendre en photo leurs justificatifs. En effet, jusqu’à présent, il fallait photocopier chaque élément justificatif et reprendre les données complémentaires via un tableau Excel. Le plus souvent, celui-ci est partagé au sein de l’entreprise.
Aujourd’hui, il est beaucoup plus simple puisqu’en quelques clics les collaborateurs reprennent l’ensemble des données indispensables à la bonne gestion des notes de frais. Ainsi, les collaborateurs gagnent du temps. Les supérieurs hiérarchiques peuvent aussi profiter de cet avantage. En effet, plusieurs procédures sont automatisées pour simplifier chaque étape de contrôle.
Les autres avantages du logiciel pour bien gérer ses notes de frais
En plus du gain de temps, avoir un logiciel vous permet d’aller plus loin dans la gestion de votre activité professionnelle.
Le logiciel doté de Machine Learning vous permet d’avoir accès à des tableaux de bord précis qui donnent les détails sur vos dépenses professionnelles. Vous pouvez suivre vos dépenses en temps réel. Ainsi, vous avez une vue efficace pour prendre facilement les décisions adaptées au bon moment. Ces tableaux peuvent aussi vous servir de support pour animer vos réunions
Ainsi, avoir un outil pour assurer la bonne gestion des notes de frais vous permet de gagner en productivité. Grâce à celui-ci, vous pouvez acquérir une meilleure vision stratégique. Le domaine financier et les dépenses professionnelles sont aussi mieux visualisés. Des avantages importants dans la vie d’une entreprise.
Ce logiciel permet aussi de limiter les erreurs humaines. Le report des données est beaucoup plus fiable puisqu’elles sont automatiquement reprises par l’outil lors de la demande de remboursement des collaborateurs. Un atout important aussi dans la gestion des demandes de remboursement pour limiter les dépenses supplémentaires de l’entreprise. Enfin, l’ensemble des parties concernées par la gestion des demandes de remboursement comme les équipes de la comptabilité peuvent avoir accès à l’outil.
Les contraintes de la note de frais : un cadre strict
La note de frais estparticulièrement contrôlée dans le monde de l’entreprise. Pour être valable, cette dernière doit avoir :
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Un montant proportionné à l’activité de l’entreprise,
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Un élément justificatif comme une facture ou un ticket de restaurant.
En plus, il faut aussi que ces frais professionnels soient réalisés dans l’intérêt de l’entreprise. Ces obligations permettent aux entreprises d’éviter les abus. En effet, ces remboursements ne sont pas concernés par les charges sociales. Les autorités administratives veillent donc au respect des procédures au sein des entreprises. Le magazine numérique leparisien.fr vous donne des conseils pour assurer la bonne gestion des notes de frais.
En définitive, investir dans un logiciel spécialisé pour la bonne gestion de vos dépenses professionnelles est l’assurance de mieux gérer celles-ci. Vous pouvez gagner du temps, mais aussi gagner de la précision dans votre budget.